AS "Repharm" farmaceitisko uzņēmumu
TRAUKSMES CELŠANAS KĀRTĪBA

Rīgā, 2022.gada 16.decembrī

1. VISPĀRĒJIE NOTEIKUMI
   1. Trauksmes celšanas kārtība (turpmāk - Kārtība) nosaka kārtību, kādā AS "Repharm" farmaceitiskajos uzņēmumos (turpmāk - Sabiedrība) tiek organizēta trauksmes celšanas kārtība.
   2. Kārtība ir saistoša šādiem AS "Repharm" farmaceitiskajiem uzņēmumiem:
      1. AS "SENTOR FARM APTIEKAS";
      2. AS "RPH MARKETING LATVIA";
      3. AS "RPH Business Support";
      4. AS "RECIPE PLUS";
      5. AS "RĪGAS FARMACEITISKĀ FABRIKA";
      6. SIA "JONNEX-FARMA";
      7. SIA "POS".
   3. Kārtības mērķis ir noteikt nepārprotamu, iedarbīgu un drošu trauksmes cēlēju ziņojumu iesniegšanas, aprites un izskatīšanas kārtību visā Sabiedrībā, nodrošinot trauksmes cēlēju aizsardzību.
   4. Kārtība attiecas uz visiem Sabiedrības darbiniekiem, amatpersonām un citām personām (piemēram, piegādātāji, to pārstāvji, citi klienti, u.t.t.).
   5. Kārtība izstrādāta saskaņā ar Trauksmes celšanas likumā noteiktajām prasībām.
   6. Sabiedrība tās darbībā atbalsta un veicina godprātīgu trauksmes celšanu par iespējamiem pārkāpumiem tās darbībā.
2. TERMINU SKAIDROJUMS
   1. Trauksmes celšana - ziņošana par iespējamu noziedzīgu nodarījumu, administratīvu pārkāpumu, citu tiesību normu pārkāpumu vai saistošu ētikas vai profesionālu pārkāpumu, lai pēc iespējas veicinātu un nodrošinātu likumīgu, krietnu, patiesu un caurskatāmu Sabiedrības darbību publiskajā un privātajā sektorā
   2. Trauksmes cēlējs - fiziska persona (piemēram, darbinieks, amatpersona, klients), kura sniedz informāciju par iespējamu pārkāpumu, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, ja persona šo informāciju uzskata par patiesu un tā gūta, veicot darba pienākumus, dibinot tiesiskās attiecības, saņemot vai sniedzot pakalpojumus
   3. Pārkāpums - noziedzīgs nodarījums, administratīvs pārkāpums, cits tiesību normu pārkāpums vai saistošu ētikas vai profesionālo normu pārkāpums, it īpaši šādās jomās:
      1. sabiedrības veselības apdraudējums;
      2. amatpersonu bezdarbība, nolaidība vai dienesta stāvokļa ļaunprātīga izmantošana;
      3. korupcija; interešu konflikts; krāpšana;
      4. finanšu līdzekļu vai mantas izšķērdēšana;
      5. konkurences tiesību pārkāpums
      6. izvairīšanās no nodokļu samaksas;
      7. pārtikas drošības apdraudējums;
      8. būvniecības drošības apdraudējums;
      9. vides drošības apdraudējums;
      10. darba drošības apdraudējums;
      11. cilvēktiesību pārkāpums;
      12. pārkāpums publisko iepirkumu jomā;
      13. pārkāpums finanšu un kapitāla tirgus sektorā;
      14. privātās dzīves un personas datu aizsardzība un tīkla un informācijas sistēmu drošība;
      15. pārkāpums zāļu, uztura bagātinātāju un medicīnas ierīču vairumtirdzniecības jomā, profesionālās darbības vai ētikas pārkāpums;
      16. sabiedriskās kārtības apdraudējums.
   4. Atbildīgā persona - ar Sabiedrības Personāla vadības direktore rīkojumu nozīmēts nodarbinātais, kurš saņem un reģistrē personas iesniegumu, izvērtē tā pirmšķietamo atbilstību trauksmes cēlēja ziņojumam un pieņem attiecīgu lēmumu, anonimizē trauksmes cēlēja personas datus, izskata trauksmes cēlēja ziņojumu pēc būtības, nodrošina saziņu ar trauksmes cēlēju un citām institūcijām, tostarp, atbildīgā persona var būt kontaktpersona.
   5. Trauksmes cēlēja ziņojums - fiziskas personas sagatavots iesniegums, kas var tikt noformēts Kārtības 1.pielikumā norādītājā formā, par iespējamu Pārkāpumu Sabiedrības darbībā, kas var kaitēt vai radīt draudus sabiedrības interesēm. Ziņojums par personīgu interešu aizskārumu nav trauksmes celšana.
3. ATBILDĪGĀ PERSONA
   1. Atbildīgā persona:
      1. saņem un reģistrē rakstveidā vai mutiski saņemtos Trauksmes cēlēja ziņojumus, t.i. ved Trauksme cēlēju ziņojumu reģistru;
      2. veic pirmsšķietamo ziņojuma izvērtēšanu un tā atbilstību trauksmes celšanas pazīmēm;
      3. anonimizē saņemtos ziņojumus, veic to pienācīgu uzglabāšanu un/vai iznīcināšanu;
      4. uzrauga iekšējās trauksmes celšanas sistēmu, nodrošina informācijas pieejamību Sabiedrības darbiniekiem un nodrošina citu normatīvajos aktos noteikto prasību izpildi;
      5. atbild par Sabiedrības iekšējās trauksmes celšanas lietvedības reģistra izveidi un uzturēšanu;
      6. atbild par Trauksmes cēlēja personas datu pienācīgu aizsardzību.
   2. Trauksmes cēlēju ziņojumu reģistram var piekļūt tikai Atbildīgā persona.
   3. Elektroniskā pasta adresei trauksme@repharm.lv piekļuve ir tikai Atbildīgajai personai un tās aizvietotājam, kura pienākums ir vismaz reizi dienā pārbaudīt norādīto e-pasta adresi.
4. TRAUKSMES CELŠANAS (ZIŅOŠANA PAR PĀRKĀPUMU) KĀRTĪBA
   1. Trauksmes cēlējs sagatavo ziņojumu saskaņā ar Kārtības pielikumā Nr.1 apstiprināto veidlapu, kurā norāda:
      1. Trauksmes cēlēja vārdu, uzvārdu, personas kodu, kontaktinformāciju;
      2. Trauksmes cēlējā rīcībā esošo informāciju par pārkāpumu, aprakstot Pārkāpumu un minot konkrētus faktus;
      3. informāciju par fiziskajām vai juridiskajām personām, par kurām ir pamats uzskatīt, ka tās iesaistītas Pārkāpuma izdarīšanā
      4. vai informāciju par pārkāpumu gūta, veicot darba pienākumus, dibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu, saņemot Sabiedrības nodrošinātos pakalpojumus, sniedzot pakalpojumus Sabiedrībai;
      5. vai par Pārkāpumu jau ir ziņots iepriekš. Ja par Pārkāpumu ir bijis ziņots iepriekš, pievieno atbildi, ja tāda ir saņemta.
   2. Trauksmes cēlējs savam ziņojumam, ja tas ir nepieciešams, pievieno tā rīcībā esošo dokumentu kopijas, fotogrāfijas, e-pasta sarakstes kopijas, kas apstiprina Trauksmes cēlēja ziņojumā minētos faktus.
   3. Trauksmes cēlējs ar parakstu apliecina savā ziņojumā sniegtās informācijas patiesumu.
5. TRAUKSMES CELŠANAS ZIŅOJUMA IESNIEGŠANAS, APSTRĀDE UN IZSKATĪŠANAS KĀRTĪBA
   1. Trauksmes celšanas iesniegumu vai ziņojuma veidlapu Sabiedrības darbinieki un saistītās personas var iesniegt:
      1. parakstītu ar drošu elektronisko parakstu, izmantojot elektroniskā pasta adresi trauksme@repharm.lv
      2. pašrocīgi parakstītu, nosūtot pa pastu AS "Repharm", Mūkusalas iela 41B, Rīga, LV-1004, Latvija, norādot, ka tas ir Trauksmes cēlēja ziņojums.
      3. klātienē, iesniedzot Trauksmes celšanas ziņojumu Atbildīgajai personai vai atstājot to kādā no Sabiedrības struktūrvienībās esošajām pasta kastītēm.
   2. Gadījumā, ja Trauksmes cēlēja ziņojums saņemts, izmantojot citu iesniegšanas veidu, darbiniekam, kas to ir saņēmis ir pienākums to nekavējoties nodot Atbildīgai personai, pēc iespējas nodrošinot Trauksmes cēlēja aizsardzību.
   3. Atbildīgā persona, saņemot Trauksmes cēlēja ziņojums, nekavējoties reģistrē to Trauksmes cēlēju reģistrā, kas ir atsevišķs lietvedības reģistrs, anonimizējot Trauksmes cēlēja personas datus un anonimizējot citu informāciju, kas atklāj vai varētu atklāt iesnieguma iesniedzēja identitāti.
   4. Atbildīgā persona saņemto ziņojumu glabā slēdzamā telpā/skapī ar ierobežotu piekļuvi, ja tas ir saņemts papīra formātā. Gadījumā, ja ziņojums saņemts elektroniski, tad atbildīgā persona ziņojumu šifrē ar paroli.
   5. Saņemot anonīmu iesniegumu, atbildīgā persona reģistrē to Trauksmes cēlēju ziņojumu reģistrā kā anonīmu ziņojumu, Atbildīgā persona anonīmo ziņojumu iespēju robežās izvērtē pēc būtības un nepieciešamības gadījumā sasauc Komisiju Kārtības 5.10. punktā noteiktajā kārtībā izvērtēšanas turpināšanai un gala slēdziena sagatavošanai.
   6. Trauksmes cēlēju ziņojumu reģistram, reģistrētajiem ziņojumiem, tiem pievienotajiem dokumentiem un citiem pievienotiem materiāliem ir ierobežotas pieejamības informācijas statuss.
   7. Atbildīgā persona ne vēlāk kā 7 (septiņu) dienu laikā no ziņojuma saņemšanas dienas, izvērtē tā pirmšķietamu atbilstību Trauksmes celšanas likumā noteiktajām trauksmes celšanas pazīmēm un pieņem lēmumu par tā atzīšanu vai neatzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu, rakstveidā informējot par to personu 3 (trīs) dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas. Gadījumā, ja atbildīgā persona ziņojumā konstatē trūkumus, kas varētu būt radušies neuzmanības dēļ, tā ir tiesīga sazināties ar iesniedzēju un lūgt trūkumu novēršanu, precizējot ziņojumu.
   8. Ja iesniegums netiek atzīts par trauksmes celšanas ziņojumu, bet iesniedzējs veidlapā norādījis, ka vēlas saņemt atbildi pēc būtības, atbildīgā persona nodod iesniegumu lietvedības speciālistam iesnieguma reģistrēšanai kā saņemto korespondenci, izdarot atbilstošas atzīmes iekšējā trauksmes celšanas reģistrā un uz saņemtā iesnieguma atzīmējot, ka nav ticis atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu.
   9. Ja atbildīgā persona konstatē, ka iesniegtajā ziņojumā norādītais iespējamais pārkāpums nav Sabiedrības kompetencē, tā 10 (desmit) dienu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas pārsūta to kompetentajai institūcijai pēc piekritības un par to rakstveidā informē iesniedzēju.
   10.  Pēc lēmuma par iesnieguma atzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu pieņemšanas, Atbildīgā persona izveido un sasauc Trauksmes celšanas ziņojumu izskatīšanas komisiju 3 (trīs) personu sastāvā un atbilstošās komisijas sēdes laikā izskata trauksmes cēlēja ziņojumu pēc būtības. Komisija nav patstāvīga komisija, tā tiek izveidota pēc nepieciešamības katram gadījumam atsevišķi.
   11. Komisijas locekļiem ir tiesības iepazīties ar Trauksmes cēlēja ziņojumu, visiem dokumentiem un/vai materiāliem, kas saistīti vai attiecas uz Trauksmes cēlēja ziņojumā norādītajiem apstākļiem. Komisijai ir tiesības pieprasīt un saņemt informāciju no citiem Sabiedrības darbiniekiem, kura nepieciešama lietas apstākļu noskaidrošanai.
   12. Komisijas pienākums ir nodrošināt vienlīdzīgu un taisnīgu ziņojuma izskatīšanu.
   13. Par Ziņojuma izskatīšanas gaitu Trauksmes cēlēju informē ne vēlāk kā 2 (divu) mēnešu laikā no dienas, kad personas iesniegums tika atzīts par Trauksmes cēlēja ziņojumu. Galīgais ziņojuma izskatīšanas termiņš atkarīgs no ziņojumā norādītā iespējamā pārkāpuma apstākļiem.
   14. Ja ziņojuma izskatīšanas laikā Komisija konstatē, ka ir vai var tikt radīts pārkāpums, par to tiek informēta Sabiedrības valde, saņemot Komisijas gala slēdzienu. Sabiedrības valde, nepārkāpjot savas kompetences robežas, veic atbilstošus pasākumus pārkāpuma vai tā radīto seku novēršanai, organizē koriģējošu darbību vai citu pasākumu izpildi turpmāku iespējamo pārkāpumu novēršanai.
   15. Ja Komisijai Trauksmes celšanas ziņojuma izskatīšanas laikā rodas aizdomas par pārkāpumu, kura izskatīšana nav Komisijas un Sabiedrības kompetencē, tā Ziņojumu pārsūta tālākai izskatīšanai attiecīgajai valsts vai pašvaldības institūcijai, tiesībsargājošajai iestādei vai trauksmes cēlēju kontaktpunktam (Valsts kanceleja), un par to rakstveidā informē Trauksmes cēlēju.
6. PERSONAS DATU AIZSARDZĪBA UN DATU APSTRĀDE
   1. Trauksmes cēlēja un iespējamā pārkāpēja personas dati tiek apstrādāti tikai ar mērķi nodrošināt Sabiedrības pienākumus Trauksmes celšanas likuma ietvarā, izvērtējot saņemto Trauksmes cēlēja ziņojumu.
   2. Atbildīgā persona un Komisija nodrošina, ka netiek izpausta Trauksmes cēlēja un Trauksmes cēlēja ziņojumā minēto personu (iespējamā pārkāpumā iesaistītās personas) identitāte. Atbildīgajai personai un Komisijai ir aizliegts izpaust trešajām personām tās rīcībā esošos ar Trauksmes cēlēja ziņojumu saistītos personas datus bez pamatota tiesiskā pamata un mērķa vai trauksmes cēlēja atsevišķas rakstveida piekrišanas, izņemot gadījumu, kad Trauksmes cēlēja ziņojums tiek pārsūtīts kompetentajai iestādei vai kontaktpunktam. Informāciju var sniegt tikai personai vai institūcijai, kurai tā nepieciešama Trauksmes cēlēja ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanai vai Trauksmes cēlēja vai viņa radinieku aizsardzībai.
   3. Visai informācijai, kas saņemta Trauksmes celšanas ziņojuma sakarā (ziņojums, reģistrs, pievienotie dokumenti un materiāli) ir ierobežotas pieejamības informācijas statuss.
   4. Informācijas izpaušanas aizliegums neattiecas uz gadījumiem, kad Trauksmes cēlējs vai viņa radinieks šo informāciju izpauž pats vai arī trauksme tiek celta publiski.
   5. Trauksmes cēlēja ziņojumus un visu ar to saistīto informāciju Sabiedrība glabā 5 gadus pēc Komisijas gala slēdziena un izvērtēšanas procesa pabeigšanas, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Pēc šajā punktā norādīta termiņa beigām Trauksmes cēlēja ziņojums un ar to saistītā informācija tiek iznīcināta vai dzēsta, ja vien nav uzsākta tiesvedība Trauksmes cēlēja ziņojuma pārkāpuma sakarā.
   6. Tāds ziņojums, kas nav atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu, kā arī ar to saistītā informācija, tiek nekavējoties dzēsti vai iznīcināti, ievērojot Kārtības 5.8. punktā noteikto.
7. TRAUKSMES CĒLĒJA AIZSARDZĪBAS GARANTIJAS
   1. Sabiedrība ievēro visus Trauksmes celšanas likumā noteiktos pienākumus attiecībā uz Trauksmes cēlēja aizsardzību pret trauksmes celšanas dēļ radītām nelabvēlīgām sekām, tostarp, apņemas neatbrīvot no darba vai amata, nepazemināt amatā, nepārcelt citā darbā, atteikties sniegt pakalpojumu vai slēgt līgumu vai citādi tieši vai netieši neradīt nelabvēlīgas sekas Trauksmes cēlējam.
   2. Ar brīdi, kad trauksmes cēlējs ir cēlis trauksmi Trauksmes celšanas likuma noteiktajā kārtībā, viņam un viņa radiniekiem ir tiesības uz aizsardzību saskaņā ar Trauksmes celšanas likuma 10.pantu.
8. CITI NOTEIKUMI
   1. Informāciju par iekšējo trauksmes celšanas sistēmu Sabiedrības darbinieki un saistītās personas iegūst:
      1. uzsākot darba attiecības - iepazīstoties ar iekšējās darba kārtības noteikumiem, kā arī Sabiedrības mājas lapā - https://www.repharm.lv/ sadaļā - Trauksmes celšana.
      2. Sabiedrības darba attiecībās esošie darbinieki informāciju saņem elektroniski uz darbiniekam piešķirto darbinieka e-pasta adresi un Sabiedrības iekšējā sistēmā: ReNet.
   2. Ar Sabiedrību saistītās personas informāciju par trauksmes celšanas sistēmu un ziņošanas kanāliem var iegūt Sabiedrības mājas lapā https://www.repharm.lv/ sadaļā - Trauksmes celšana.
   3. Vienkāršotai trauksmes celšanas ziņojuma sagatavošanai Sabiedrība ir apstiprinājusi Trauksmes celšanas Ziņojuma veidlapu (skatīt 1.pielikumu), kura ir pieejama Sabiedrības mājas lapā https://www.repharm.lv/, sadaļā - Trauksmes celšana.
   4. Ja Trauksmes cēlējam ir pamats uzskatīt, ka, ziņojot Sabiedrībā tas var sevi apdraudēt vai cita iemesla dēļ iekšēji ziņot nav efektīvi, ir ieteicams vērsties valsts vai attiecīgajā pašvaldības iestādē, kurai ir kompetence reaģēt uz šo pārkāpumu. Par kompetento institūciju uzskatāma ikviena institūcija, kas atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kompetencei ir pilnībā vai daļēji atbildīga par tā jautājuma risināšanu, par kuru ziņo trauksmes cēlējs.

Trauksmes celšanas ziņojuma veidlapa

Iesniedzot trauksmes cēlēja ziņojumu

• Apzinos, ka mani personas dati tiks apstrādāti un glabāti ziņojuma reģistrēšanai, norādīto ziņu pārbaudei un atkārtotai saziņai ar mani;
• apliecinu, ka ziņojumā norādīto informāciju uzskatu par patiesu;
• apzinos, ka par apzināti nepatiesu ziņu sniegšanu mani var saukt pie normatīvajos aktos noteiktās atbildības

Ja mans ziņojums netiek atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu (atzīmēt atbilstošo):
◻ Piekrītu, ka manu ziņojumu turpmāk izskata kā fiziskas personas iesniegumu;
◻ Nepiekrītu, ka manu ziņojumu turpmāk izskata kā fiziskas personas iesniegumu

Informācija par turpmāko saziņu:

• 7 (septiņu) dienu laikā no šī ziņojuma saņemšanas dienas, tiks pieņemts lēmums par ziņojuma atzīšanu vai neatzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu, par ko Jums 3 (trīs) dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas paziņos atbildīgā persona uz šajā ziņojumā norādīto kontaktinformāciju;
• Ja Jūsu ziņojums tiks atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu, Repharm vai kompetentā iestāde 2 (divu) mēnešu laikā no lēmuma par Jūsu ziņojuma atzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu pieņemšanas dienas informēs Jūs par tā izskatīšanas gaitu;
• Papildu informācijas nepieciešamības gadījumā ar Jums var sazināties Repharm vai kompetentās iestādes atbildīgā persona.

__________________________________ Vārds/uzvārds, datums, vieta

__________________________________ Paraksts